Sexta Sesión Didáctica
LOS SISTEMAS DE GESTIÓN LOCAL
La administración pública en general está organizada en sistemas administrativos e instrumentos de gestión, ambos son principio y técnicas mediante los cuales el Estado mantiene su unidad, promueve la eficiencia, y recoge información estadística para las cuentas nacionales, así como para la elaboración de los planes y programas nacionales, regionales y locales.
I.- SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Son normas y procedimientos que implementan las entidades de la administración pública, los mismos que son desarrollados por directivas municipales de acuerdo a la dimensión y características de la entidad, basadas en la autonomía administrativa
SISTEMA DE CONTABILIDAD
El sistema de contable es una estructura organizada bajo diversas normas, pautas y una red de procedimientos que recaudan información de todas las operaciones (transacciones) realizadas por la Municipalidad, a través de diferentes registros: formularios reportes, libros contables, etc. De esta manera el sistema de contabilidad lleva el control de todas las operaciones realizadas por la Municipalidad y mantiene el registro de los activos y pasivos, lo que hace posible suministrar información financiera sobre su funcionamiento para una eficiente toma de decisiones.
En la mayoría de casos, el sistema de contabilidad es sinónimo de “sistema de información financiera”.
En las municipalidades esta función está a cargo de un contador; en municipalidades pequeñas, con pocos recursos, este cargo suele no ser de tiempo completo. Lo importante es que entregue la información financiera bien trabajada y a tiempo para que los órganos de gobierno tomen decisiones a tiempo.
Normas para la Contabilidad Municipal:
- Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Ley N° 28708.
- Ley N° 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público.
- Resolución de contaduría N° 173-2004-EF-93.01
- Tratamiento Contable en los Gobiernos Locales para registrar la transferencia de los recursos ordinarios recibidos.
- Resolución de Contaduría N° 178-2004-EF/93.01 Instructivo N° 23-2004-EF/93.11
- Ley N° 26997 Ley que establece la conformación de comisiones de transferencia de la gestión municipal.
- Resolución de Contraloría General N° 332-2007-CG.
SISTEMA DE TESORERÍA
El Sistema de Tesorería se encarga de la gestión y control de los ingresos y egresos monetarios de la Municipalidad.
Su organización se expresa a través de cuatro módulos que facilitan su gestión.
a.- Caja
Permite definir Caja Chica por área o centro de costo y realiza desembolsos menores. En la mayoría de operaciones requiere de autorización para realizar desembolsos.
Registra los ingresos y salidas del efectivo en la Caja Chica.
Permite realizar el seguimiento de documentos definitivos o por rendir cuenta.
Realiza cuadres o cierre de caja.
b.- Bancos
Registra operaciones bancarias.
Organiza la emisión y programación de entrega de cheques.
Controla la situación de cheques y movimientos bancarios.
Controla los saldos bancarios y las conciliaciones bancarias automáticas.
Permite registrar saldos reales en bancos.
Registra negocios bancarios tales como cartas fianzas, pagarés etc.
Realiza los procesos de cierre mensual de cada cuenta bancaria de la Municipalidad.
c.- Cuentas por Pagar
Permiten llevar el registro de lo que la Municipalidad adeuda a los proveedores:
Gestiona y controla los compromisos de pago a futuro
Controla los anticipos otorgados a los proveedores.
Organiza el registro de Letras de Cambio de los proveedores, manteniendo operaciones de canje, renovación y seguimiento de letras.
Lleva el control efectivo de Letras de Cambio por proveedor, banco, agencia y estado (aceptada, en cartera, el descuento, en cobranza, protestada, etc.)
Controla rendiciones de gastos desde entregas a rendir.
Permite la programación de las cuentas por pagar.
Registra pagos a proveedores (cancelaciones).
Emite el estado de cuentas por pagar y reportes de estado de cuenta, haciendo un análisis por antigüedad de las obligaciones y vencimiento de las mismas.
d.- Cuentas por Cobrar
Permite llevar el registro de las deudas que tienen terceros con la Municipalidad:
Organiza la programación de cobranzas, a la vez que realiza la emisión y liquidación de planilla de cobradores.
Permite realizar el control y seguimiento de planillas, cobranzas y protestos en bancos.
Permite realizar la cancelación de documentos con las notas de abono.
Emite reportes del estado de cuenta haciendo un análisis por antigüedad de las deudas y vencimiento de las mismas.
SISTEMA DE PERSONAL
Es un conjunto de normas, procedimientos y técnicas que regulan los procesos de selección, evaluación, remuneraciones, bonificaciones, beneficios, compensaciones y pensiones del personal en las municipalidades.
Este sistema está orientado a hacer eficiente el aporte de los servidores municipales, tanto funcionarios como trabajadores, sustentándose en el Cuadro de Asignación de Personal CAP, aprobado por la Municipalidad.
El sistema de personal tiene tres componentes centrales, para lo cual el Estado ha creado un software denominado SISPER (www.mef.gob.pe/sister) que contiene:
- Módulo de Planillas, el cual elabora las planillas del personal.
- Módulo de Escalafón, el que registra el legajo de los empleados.
- Módulo de Control de Asistencia, registra la asistencia del personal.
A través del Sistema de Personal es necesario normar lo siguiente:
- Contratación del personal idóneo, a través de procesos públicos, que concluyan con la contratación respectiva a través de resolución de Alcaldía. El personal contratado debe hacer una declaración jurada de bienes y rentas, antes, durante y después de su contratación.
- El control de asistencia del personal.
- Registro de Persona, conteniendo los datos de los trabajadores, la fecha de ingreso y ubicación en la estructura de la municipalidad.
- Evaluación objetiva del desempeño del persona, en función del cumplimiento de sus funciones asignadas.
- Capacitación del personal, promoviendo el mejoramiento progresivo del desempeño del equipo municipal.
- Reglamento Interno de Personal (RIP), es el conjunto de normas internas que regulan las relaciones laborales, los derechos y deberes, por niveles de jerarquía en la estructura municipal.
SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
Es el que permite controlar el movimiento de bienes y servicios dentro de la Municipalidad. Está organizado según los siguientes componentes:
Programación
Adquisiciones
Licitación Pública
Concurso Público
Adjudicación Directa
Adjudicación de Menor Cuantía
Inventarios
Control Patrimonial
Servicios
Adquisiciones
Cada Municipalidad debe contar con un plan anual de contrataciones y adquisiciones, sustentado en el Plan Estratégico Institucional y en el Presupuesto Municipal. La proyección de adquisiciones perite prever los bienes, servicios y obras que se requieren durante el ejercicio presupuestal, así como el monto requerido para el cumplimiento de sus funciones.
Existen cuatro tipos de procesos de selección de entidades para realizar adquisiciones municipales:
a.- Licitación Pública.- Se convoca para la contratación de obras y la adquisición de bienes y suministros.
b.- Concurso Público.- Se convoca para la contratación de servicios de toda naturaleza, incluyendo consultorías y arrendamientos.
c.- Adjudicación directa.- Se aplica a las contrataciones y adquisiciones.
Requiere de una convocatoria y de por lo menos tres postores.
d.- Adjudicación de menor cuantía.- Se aplica a contrataciones y adquisiciones que realice la Municipalidad, cuyo monto sea inferior a la décima parte del límite mínimo establecido en la Ley Anual del Presupuesto.
EL SISTEMA DE CONTROL
El control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública. Este control busca que los recursos públicos se usen con eficiencia, eficacia, transparencia y economía, y que la gestión pública se realice de acuerdo a las normas legales, los lineamientos de política y los planes de acción.
El Sistema Nacional de Control es el ente rector que evalúa los sistemas de administración y gerencia, buscando su mejora a través de acciones preventivas y correctivas.
El Sistema Nacional de Control es descentralizado, en cada municipalidad debe existir un Órgano de Control Institucional OCI que depende directamente de la Contraloría General de la República. Sin embargo, esto no ocurre en un gran número de municipalidades distritales, no porque se quiera evadir las acciones de control sino porque su economía no lo permite. Por tal razón, es permitido que las municipalidades distritales coordinen con las provinciales a fin de que estas cumplan con prestarles el apoyo necesario.
a.- Control Interno
Comprende las acciones de control previo, simultánea y de verificación posterior que realiza la Municipalidad, con la finalidad de que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se realicen eficiente y correctamente. El control interno es previo, simultáneo y posterior.
Control previo
Lo que se busca con el control previo es anticiparse a los problemas que pudieran presentarse en el ejercicio de la gestión, a partir de la detección de posibles errores en la acción municipal.
Control simultáneo
Con el control simultáneo se busca corregir los problemas conforme estos se vayan presentando en el ejercicio de la gestión municipal. El control interno previo y simultáneo compete exclusivamente a las autoridades, funcionarios y servidores públicos de la Municipalidad.
Control posterior
El control interno posterior es ejercido por los superiores del servidor o funcionario municipal ejecutor de la actividad, y fundamentalmente por el órgano de control institucional. El control posterior busca corregir los problemas luego de que estos se presentan.
b.- Órgano de Control Institucional
Es una unidad orgánica ubicada en las municipalidades con dependencia jerárquica de la Contraloría General de la República, la misión del OCI es promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de la Municipalidad, evaluando y verificando los aspectos administrativos del uso de los recursos y bienes de la Municipalidad, así como la gestión y ejecución llevadas a cabo, en relación con las metas trazadas y los resultados obtenidos. Brinda especial atención a la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones. Su ámbito abarca a todos los órganos de la Municipalidad y a todos los actos y operaciones de esta. Este órgano se encuentra bajo la jefatura de un funcionario que depende funcional y administrativamente de la Contraloría General de la República, área que emite informes anuales al Concejo Municipal sobre el ejercicio de sus funciones y del estado del control del uso de los recursos municipales.
Sus observaciones, conclusiones y recomendaciones deben ser públicas. La auditoría de los estados financieros y presupuestaros de la Municipalidad se realiza anualmente de acuerdo a lo establecido por la Contraloría General de la República.
c.- Control Externo
Está constituido por las políticas, las normas, los métodos y procedimientos técnicos que aplica la Contraloría General para supervisar la gestión pública, especialmente la captación y el uso de los bienes y recursos municipales.
Si bien, el OCI realiza acciones de control posterior de manera permanente, la contraloría General también está facultada para hacerlo, pero de manera selectiva, es decir, seleccionando a las instituciones públicas, para ello coordina con los OCI de cada municipalidad. (Ley Nº 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control, y el Reglamento de los Órganos de Control Institucional Resolución de Contraloría General Nª 114-2003-CG.)
II.- INSTRUMENTOS DE GESTIÓN
Los procedimientos administrativos buscan hacer más eficiente la organización y gestión de los servicios que presta la Municipalidad, a través de procesos de simplificación administrativa que agilicen los diversos trámites que realizan los ciudadanos y las instituciones (Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General); dentro de los instrumentos de gestión tenemos los siguientes:
Texto Único de Procedimientos Administrativos TUPA
El TUPA es un instrumento de gestión, aprobado por ordenanza municipal, el mismo que es publicado cada dos años bajo responsabilidad, conforme lo dispone el artículo 38.2 de la Ley N° 27444. El TUPA es publicado en el Diario Oficial El Peruano cuando se trata de entidades con alcance nacional, o en el diario encargado de los avisos judiciales en la capital de la región o provincia, tratándose de entidades con alcance menor. Sin perjuicio de la indicada publicación, cada entidad realiza la difusión de su TUPA mediante su ubicación en lugar visible de la entidad.
En el TUPA se debe consignar lo siguiente:
a.- Los trámites y procedimientos que es posible requerir en la Municipalidad.
b.- La descripción clara de todos los requisitos exigidos para la realización completa de cada procedimiento, según sean de aprobación automática o requieran de calificación previa.
c.- En el caso de procedimientos de evaluación previa, si el silencio administrativo aplicable es negativo o positivo.
d.- En los casos en que procede el pago de derechos de tramitación, con indicación de su monto y forma de pago. El monto de los derechos se expresará con relación a la Unidad impositiva Tributaria UIT.
e.- Las vías de recepción adecuadas para acceder a los procedimientos contenidos en el TUPA.
f.- La autoridad competente para resolver en cada instancia del procedimiento y los recursos a interponerse para acceder a ellas.
g.- Los formularios que sean empleados durante la tramitación del respectivo procedimiento administrativo.
El silencio administrativo
El silencio administrativo significa que si la autoridad municipal no responde al procedimiento que se viene tramitando dentro de los plazos establecidos, el interesado presume una respuesta positiva o negativa a su trámite según lo establezca el TUPA; en el segundo caso, queda abierta la posibilidad para acudir a una siguiente instancia a fin de presentar una impugnación o reclamo o iniciar una acción judicial.
Reglamento de Organización y Funciones ROF
El Reglamento de Organización y Funciones es el instrumento de gestión municipal que establece la naturaleza y finalidad de la Municipalidad. Describe su estructura orgánica, su ámbito de competencia funcional, y las funciones de sus unidades orgánicas. Entre los principales podemos mencionar los siguientes:
a.- Órgano de Gobierno.- El Concejo Municipal y la Alcaldía.
b.- Órgano de Dirección.- La Gerencia Municipal.
c.- Órgano de Control.- La Oficina de Control Institucional.
d.- Órganos de coordinación:
Comité de Defensa Civil.
Comité de Administración del Vaso de Leche
Comité de Seguridad Ciudadana
Consejo de Coordinación Local
e.- Órganos de asesoría.-
Oficina de Procuraduría Pública Municipal
Oficina de Asesoría Jurídica
Oficina de Planeamiento y Presupuesto
f.- Órganos de apoyo.-
Secretaría General
Unidad de Trámite y Archivo documentario
Gerencia de Administración y Finanzas
- Contabilidad
- Tesorería
- Recursos Humanos
- Logística
Gerencia de Gestión Urbana
- Planeamiento Catastro y control urbano
- Proyectos
- Obras
g.- Órganos de Línea.-
Gerencia de desarrollo Económico
Gerencia de servicios
- Autorizaciones, Licencias, mercados, transporte y otros
Gerencia de servicios ambientales
- Áreas verdes y Gestión de residuos sólidos
Gerencia de Promoción y Bienestar Social
- DEMUNA, vaso de leche, comedores, clubes de madres, programas de lucha contra la pobreza y participación ciudadana.
- Gerencia de Educación, Cultura y Deportes, Recreación y apoyo a la Juventud.
- Otros programas especiales, de acuerdo a la necesidad de cada Municipalidad.
Manual de Organización y Funciones MOF
Este manual es un documento técnico operativo donde se describen las funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad, así como las funciones específicas a nivel de cargos y puestos de trabajo. Establece también las líneas de dependencia y autoridad, y las líneas de coordinación de las diferentes unidades orgánicas municipales.
Cuadro de Asignación de Personal CAP
Es un documento técnico normativo de gestión institucional. Contiene los cargos necesarios que el Alcalde y los funcionarios de mayor responsabilidad prevén como necesarios para su normal funcionamiento, en base a la estructura de la organización vigente.
El Presupuesto Analítico de Personal PAP
Es el documento que establece el presupuesto destinado a cubrir los pagos y obligaciones sociales del personal de la Municipalidad bajo cualquier forma o modalidad contractual laboral.